Rustig aan, maar goed voorbereid: overheidsopdrachten geven je tijd om in te schrijven
“Je moet razendsnel reageren zodra een aanbesteding wordt gepubliceerd”—dat is een veelgehoorde uitspraak. Maar in werkelijkheid is het vaak niet nodig om halsoverkop te werk te gaan. Overheidsinstanties nemen namelijk verschillende maatregelen om ondernemers voldoende tijd en ruimte te geven om zich goed voor te bereiden op een aanbesteding.
1. Vooraankondiging: vroegtijdig inzicht in komende opdrachten
Een aanbestedende dienst kan ervoor kiezen om een vooraankondiging te publiceren—ook wel bekend als Prior Information Notice (PIN). Hiermee wordt de markt geïnformeerd over toekomstige opdrachten, zodat bedrijven zich tijdig kunnen voorbereiden.
Zo’n vooraankondiging moet idealiter aan het begin van het begrotingsjaar of direct na vaststelling van een investeringsprogramma worden gepubliceerd. De geldigheidsduur van deze aankondiging bedraagt maximaal 12 maanden. Binnen die periode moet de daadwerkelijke aanbesteding worden aangekondigd om nog gebruik te kunnen maken van eventuele termijnverkortingen. Deze termijn is vastgelegd in zowel de Europese Richtlijn 2014/24/EU (artikelen 48 en 49) als in de Aanbestedingswet 2012.
Belangrijk: een vooraankondiging is niet verplicht en geldt niet als formele aanbesteding. Het is bedoeld om ondernemers de kans te geven zich voor te bereiden en strategische keuzes te maken.
2. Informatiesessies: bied met kennis van zaken
Veel aanbestedende diensten organiseren tegenwoordig informatiesessies. Tijdens deze bijeenkomsten worden de details van een aanbesteding toegelicht, krijgen ondernemers de gelegenheid vragen te stellen en ontstaat een beter begrip van de opdracht.
Alle gedeelde informatie moet altijd schriftelijk beschikbaar worden gesteld aan alle geïnteresseerde partijen, zodat transparantie en gelijke behandeling worden gegarandeerd.
3. Marktconsultatie: meedenken in de voorbereiding
Een aanbestedende dienst kan ook gebruikmaken van een voorafgaande marktconsultatie. Hierbij wordt de markt vroegtijdig betrokken om advies te geven over complexe of innovatieve opdrachten. Dit biedt ondernemers de mogelijkheid om hun expertise te tonen én om inzicht te krijgen in toekomstige investeringsplannen van de overheid.
De enige voorwaarde is dat deze consultatie de mededinging niet mag verstoren en moet voldoen aan de principes van non-discriminatie en transparantie.
Conclusie
Je hoeft niet in paniek te schieten zodra een aanbesteding verschijnt. Door gebruik te maken van vooraankondigingen, informatiesessies en marktconsultaties krijg je als ondernemer juist de ruimte om je goed voor te bereiden en je kansen te vergroten.
Onze andere blogs over de mythes van overheidsopdrachten al gelezen? Lees hier meer over mythe nummer 4 of lees verder over mythe 6.
