Groslijsten: 4 veelgemaakte fouten die je slim kunt vermijden
Groslijsten zijn een krachtig middel om bij onderhandse aanbestedingen transparant en gestructureerd te werken. Maar alleen als je ze goed inzet. Veel aanbestedende diensten – of je nu werkt bij een gemeente, provincie of de Rijksoverheid – trappen in dezelfde valkuilen. Het gevolg? Frustratie bij marktpartijen, onduidelijkheid intern, en inefficiënte processen. In dit artikel krijg je inzicht in vier veelvoorkomende fouten én hoe jij het beter kunt aanpakken.
Valkuil 1: Te veel groslijsten opstarten
Het klinkt ambitieus: voor elke opdracht een eigen groslijst. Maar in de praktijk is dat zelden nodig. Bij kleine gemeenten kom je dan al snel uit op een lijst voor het begrazen met schapen of de aanleg van verkeerslichten. Dat is niet proportioneel en zorgt voor onnodige rompslomp.
Tip: Begin klein, met lijsten voor veelvoorkomende opdrachten zoals straatwerk, riolering en groen. Voeg pas later andere disciplines toe als de basis goed staat.
Valkuil 2: Te veel rekenregels, te weinig gezond verstand
Een complex model met gewogen loting op basis van prestaties klinkt slim, maar maakt het selectieproces vaak onbegrijpelijk. Ambtenaren voelen zich buitenspel gezet en marktpartijen haken af.
Tip: Houd het simpel en gebruik je gezond verstand. Laat ruimte voor handmatige keuzes, zeker als beheerders precies weten wie geschikt is voor de klus.
Valkuil 3: Selectie en prestaties niet koppelen
Past Performance is een uitstekende manier om te sturen op kwaliteit. Toch zie je dat veel organisaties het vergeten in hun groslijstsysteem. Daarmee mis je de kans om kwaliteit structureel te verbeteren.
Tip: Begin direct met prestatiemeting. Zelfs als je weinig opdrachten hebt, kun je samenwerken met andere gemeenten of overheidsinstanties om data te delen. Dat werkt.
Valkuil 4: Geen ruimte voor experts
Sommige opdrachten vragen om specifieke kennis, bijvoorbeeld bij complexe rioleringswerken of verontreinigde bodem. Dan wil je niet gebonden zijn aan een standaardlijst.
Tip: Werk met ‘nadere selectie’ binnen een groslijst. Zo behoud je flexibiliteit zonder het systeem complex te maken.
Een goed ingerichte groslijstsystematiek versterkt niet alleen je selectieproces, maar draagt ook bij aan een transparante samenwerking met marktpartijen. Door te leren van bestaande valkuilen en bewuste keuzes te maken, creëer je ruimte voor kwaliteit, eenvoud en effectiviteit in je aanbestedingspraktijk – of je nu werkt bij een lokale overheid of op nationaal niveau.
