U kunt gebruik maken van de optie 'Publiceren op Aanbestedingskalender' in de horizontale menubalk op Aanbestedingskalender. U kunt vervolgens uw organisatie (een aanbestedende dienst of een organisatie die namens aanbestedende diensten aankondigingen van opdrachten publiceert) aanmelden voor het gebruik van de (beveiligde)publicatiemodule van Aanbestedingskalender. Door uw organisatie aan te melden kunt u aankondigingen on-line opstellen en publiceren op Aanbestedingskalender.
Binnen het account van een organisatie heeft de beheerder de mogelijkheid zelf nieuwe gebruikers toe te voegen. Het is daarom raadzaam om alvorens uw organisatie aan te melden te informeren of uw organisatie reeds aangemeld is bij Aanbestedingskalender. In dat geval adviseren wij u contact op te nemen met de beheerder. Is dit bij u niet bekend, kunt u hieromtrent informatie inwinnen door gebruik te maken van het vragenformulier die u vindt onder de menu-optie 'Contact'.

Aanbestedende organisaties of bedrijven die voor aanbestedende organisaties het publiceren van aankondigingen van opdrachten verzorgen, kunnen voor het opstellen, beheren en publiceren van aankondigingen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten zonder kosten gebruik maken van het beveiligde deel van Aanbestedingskalender . Uitsluitend voor de functionaliteit om digitale documenten toe te voegen worden kosten in rekening gebracht. Deze kosten bedragen € 141,- per project (tarief 2011).

Iedereen kan zonder kosten gebruik maken van de attenderingsservice MijnAanbestedingskalender Basis. Dit is een e-mailservice die de gebruikers attendeert op nieuw verschenen publicaties die voldoen aan een vooraf individueel in te stellen interesseprofiel. Daarnaast heeft iedereen de mogelijkheid om via een abonnement op MijnAanbestedingskalender Extra gebruik te maken van een zeer uitgebreide zoekfunctionaliteit. De kosten voor dit abonnement bedragen € 165,- per jaar (tarief 2011).

Om gebruik te kunnen maken van de attenderingsservice van Aanbestedingskalender moet u zich eerst registreren als gebruiker van Aanbestedingskalender. Vul onder 'Aanmelden' en dan onder 'Aanmelden als gebruiker van MijnAanbestedingskalender' alle gegevens op het aanmeldingsformulier in en verstuur dit formulier door gebruik te maken van de knop <OK>. U ontvangt vervolgens een e-mailbericht met daarin uw wachtwoord.
Met uw e-mailadres en wachtwoord kunt u inloggen op Aanbestedingskalender. Er verschijnt links bovenaan in het scherm dan de melding: 'U bent ingelogd als:....'. Via de menu-optie 'Mijn Aanbestedingskalender' > 'Mijn Voorkeuren' kunt u naar het tabblad 'Instellen attenderingsservice'.
Stel vervolgens uw interesseprofiel samen en sla dit profiel op. Via ’Instellen attenderingsservice’ kunt u ook uw reeds eerder opgegeven interesseprofiel wijzigen.
Het systeem vergelijkt elke op Aanbestedingskalender binnenkomende aankondiging met uw interesseprofiel. Als een aankondiging voldoet aan uw interesseprofiel, dan ontvangt u een e-mail bericht, waarin u wordt geattendeerd op de aanwezigheid van een voor u interessante aankondiging op Aanbestedingskalender. De betreffende aankondiging kunt u dan vanuit het e-mail bericht openen.
Naast de hierboven beschreven procedure heeft u tevens de mogelijkheid zich te abonneren op MijnAanbestedingskalenderExtra. Met dit abonnement beschikt u over een groot aantal extra zoekopties en heeft u de mogelijkheid meerdere interesseprofielen op te stellen. De kosten voor dit abonnement bedragen € 165,- per jaar (tarief 2010).

Aanmelden voor dit abonnement kan via de optie 'Mijn Aanbestedingskalender' > 'Mijn voorkeuren' > tabblad 'Abonnementen op MijnAanbestedingskalender'. 

Voor het publiceren van aankondigingen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten op Aanbestedingskalender moet een aanbestedende dienst gebruik van het beveiligde deel van Aanbestedingskalender. 

Een aanbestedende dienst moet zich daarvoor eerst als volgt aanmelden:
- Ga naar www.aanbestedingskalender.nl;
- Kies dan het menu-item 'Aanmelden';
- Kies vervolgens het menu-item 'Aanmelden als opdrachtgevende organisatie';
- Vul in elk geval alle verplichte velden van het formulier in;
- Druk dan op de knop <OK>.
Na verificatie van uw gegevens krijgt u een gebruikersnaam en een wachtwoord toegezonden, waarmee u toegang hebt tot de beveiligde internetsite voor het opstellen, beheren, onderhouden en publiceren van aankondigingen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Een aanbestedende dienst kan dan aankondigingen publiceren op Aanbestedingskalender en kan aankondigingen, als het gaat om Europese aankondigingen, ook rechtstreeks vanuit de beveiligde internetsite verzenden naar het Publicatie Bureau van de Europese Gemeenschappen in Luxemburg, waarna deze binnen drie werkdagen op TED (Tenders Electronic Daily) wordt gepubliceerd. 

Is een aanbestedende dienst reeds aangemeld dan kan de beheerder van deze organisatie zelf nieuwe gebruikers aan deze organisatie toevoegen. Hierdoor wordt het mogelijk om het beheer van projecten en documenten centraal te regelen.

Aanbestedende organisaties of bedrijven die voor aanbestedende organisaties het publiceren van aankondigingen van opdrachten verzorgen, kunnen voor het opstellen, beheren en publiceren van aankondigingen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten zonder kosten gebruik maken van het beveiligde deel van Aanbestedingskalender . Uitsluitend voor de functionaliteit om digitale documenten toe te voegen worden kosten in rekening gebracht. Deze kosten bedragen € 141,- per project (tarief 2011). 

Iedereen kan zonder kosten gebruik maken van de attenderingsservice MijnAanbestedingskalender Basis. Dit is een e-mailservice die de gebruikers attendeert op nieuw verschenen publicaties die voldoen aan een vooraf individueel in te stellen interesseprofiel. Daarnaast heeft iedereen de mogelijkheid om via een abonnement op MijnAanbestedingskalender Extra gebruik te maken van een zeer uitgebreide zoekfunctionaliteit. De kosten voor dit abonnement bedragen € 165,- per jaar (tarief 2011).

In het beveiligde deel van de Aanbestedingskalender is functionaliteit ingebouwd voor het toevoegen (uploaden) van digitale bijlagen (aanbestedingsdocumenten) aan een aankondiging. Voor het gebruik maken van deze functionaliteit worden kosten in rekening gebracht. De voorwaarden en de kosten voor het uploaden kunt u vinden op het beveiligde deel van de Aanbestedingskalender.

Als u nog niet bent ingelogd, voer dan links boven in het scherm uw e-mailadres en uw wachtwoord in.
Ga dan naar de betreffende publicatie met de toegevoegde aanbestedingsdocumenten.
Klik op de naam van de aanbestedende organisatie.
Klik in het vervolgscherm op het tabblad 'Contractdocumenten'.
In een vervolgscherm zit u één of meer dan één zip-bestand staan; een zip-bestand kan meer dan één document bevatten.
U kunt een zip-bestand aanklikken en vervolgens openen of op uw computer opslaan.
Om dit te kunnen doen moet op uw computer WinZip zijn geïnstalleerd.
Als u een zip-bestand opent dan ziet u in een nieuw scherm de aan dit zip-bestand toegevoegde documenten staan.
Deze bestanden kunt u openen en of opslaan op uw computer.

Let op!: In sommige gevallen kan een document door de aanbesteder zijn beveiligd met een wachtwoord. Het wachtwoord om toegang te krijgen tot het document, kan worden verkregen op het in afdeling I van de aankondiging vermelde contactadres van de aanbesteder.

Door gebruik te maken van de optie 'Aanmelden' in de horizontale menubalk, heeft u de mogelijkheid uzelf aan te melden voor het openbare deel van Aanbestedingskalender. Door u aan te melden kunt u een zoekprofiel instellen voor de dagelijkse attenderingsservice en kunt u digitale documenten die door een aanbestedende dienst aan een aankondiging zijn toegevoegd downloaden.
Na het invullen van het aanmeldingsformulier en door deze te verzenden met de knop <OK> krijgt u automatisch per e-mail bericht een wachtwoord toegezonden. Dit wachtwoord geeft u samen met uw e-mailadres toegang tot MijnAanbestedingskalender.

In het oranje gedeelte aan de linker kant staat onderaan de optie "Zoekresultaten sorteren op". Hier zijn 2 sorteermogelijheden beschikbaar:
- sorteren op datum van publicatie
- sorteren op volgorde van relevantie

Door gebruik te maken van de optie 'volgorde van relevantie' worden eerst de zoekresultaten getoond waarin alle ingegeven zoektermen voorkomen.
Als wordt gezocht op Provincie Groningen, worden bij gebruik making van de optie 'volgorde van relevantie' eerst de zoekresultaten getoond waain zowel Provincie én Groningen voorkomen, daarna de zoekresultaten waarin Provincie óf Groningen voorkomen.

Voor de gebruikers met een abonnement op MijnAanbestedingskalender Extra, geldt bovenstaande als wordt gezocht via de 'Startpagina' of als gebruik wordt gemaakt van de optie 'normaal zoeken' in 'Mijn Aanbestedingskalender'.

Afhankelijk van het soort aanbestedende dienst (overheid of nutssector) het soort aankondiging (vooraankondiging, aankondiging van een opdracht, aankondiging van een gegunde opdracht) en het soort procedure, wordt van de aanbestedende dienst bepaalde informatie verlangd in de aankondiging.
Aanbestedingskalender zorgt er door middel van standaard formulieren voor dat aanbestedende diensten bij het invullen van de aankondiging de juiste vragen beantwoorden en daarmee ook de juiste informatie verstrekken.
Er bestaan 15 van deze standaard formulieren, afgekort met de letters SF. 

De standaard formulieren hebben de volgende betekenis:
SF01 = Vooraankondiging van een opdracht (Overheden)
SF02 = Aankondiging van een opdracht (Overheden)
SF03 = Aankondiging van een gegunde opdracht (Overheden)
SF04 = Periodieke indicatieve aankondiging (Vooraankondiging van een opdracht) (Nutssectoren)
SF05 = Aankondiging van een opdracht (Nutssectoren)
SF06 = Aankondiging van een gegunde opdracht (Nutssectoren)
SF07 = Erkenningsregeling (Nutssectoren)
SF08 = Aankondiging door middel van een kopersprofiel (Vooraankondiging) (Overheden/Nutssectoren)
SF09 = Vereenvoudigde aankondiging van een overheidsopdracht (Dynamisch aankoopsysteem)
SF10 = Consessieovereenkomst voor openbare werken (Overheden)
SF11 = Aankondiging van een opdracht (Opdrachten die worden gegund door een consessiehouder)
SF12 = Aankondiging van een prijsvraag voor ontwerpen (Overheden/Nutssectoren)
SF13 = Resultaten van een prijsvraag voor ontwerpen (Overheden/Nutssectoren)
SF14 = Rectificatie van een eerder gepubliceerde aankonding
SF15 = Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf (Overheden/Nutssectoren)

Standaard formulier 14 is bedoeld voor het opstellen van een rectificatie. Omdat in Aanbestedingskalender een rectificatie is gekoppeld aan het oorspronkelijke formulier van de aankondiging kan formulier SF14 niet afzonderlijk worden geselecteerd in de zoekfunctie.
Een rectificatie wordt wel in de zoekresultaten getoond, als de rectificatie betrekking heeft op een aankondiging die zelf voldoet aan het zoekprofiel.

Door in het oranje gedeelte aan de linker kant van het scherm de optie 'Selecteren Nuts-codes' te kiezen, verschijnt een selectievenster met daarachter een vergrootglas. Door op dit vergrootglas te klikken, wordt een kaart van Nederland getoond. Door op een bepaalde locatie in Nederland te kliken, verschijnen de te selecteren gebieden. Deze zijn: een regio, een provincie, een windstreek of heel Nederland. Door te klikken op de knop <Toevoegen> achter het te selecteren gebied verschijnt deze in het scherm "Geselecteerde gebieden'. Op deze wijze kunt u meerder gebieden selecteren. Als u alle gewenste gebieden heeft geselecteerd klikt u op <Opslaan geselecteerde NUTS-codes>.

Voor de gebruikers met een abonnement op MijnAanbestedingskalender Extra, geldt bovenstaande als wordt gezocht via de 'Startpagina' of als gebruik wordt gemaakt van de optie 'normaal zoeken' in 'Mijn Aanbestedingskalender'.
Tevens kunnen zij de 'Nuts-code' meenemen als criterium bij het opstellen van een zoekprofiel. Zie hiervoor tevens de Handleiding-MijnAanbestedingskalender-Extra.

"Nuts" is de afkorting van Nomenclature des Unités Territoriales Statistiques (Nomenclatuur van territoriale eenheden voor statistiek). Deze nomenclatuur werd opgesteld door Eurostat (1988) om een zekere uniformiteit te krijgen in de statistieken over de Europese Unie.

In het oranje zoekgedeelte aan de linkerkant van het scherm kan onder "Projecten" worden gekozen voor "die zijn gepubliceerd" of voor "die worden aanbesteed". In de twee vakjes daaronder kunnen een start- en een einddatum van de periode worden ingevoerd waarbinnen moet worden gezocht. Een datum moet in het formaat "dd/mm/jjjj" worden ingevoerd. 
Door op "Tussen" te klikken van de startdatum uit een popupkalender worden geselecteerd. Door op "en" te klikken kan de einddatum uit een popupkalender worden geselecteerd.

Voor de gebruikers met een abonnement op MijnAanbestedingskalender Extra, geldt bovenstaande als wordt gezocht via de 'Startpagina' of als gebruik wordt gemaakt van de optie 'normaal zoeken' in 'Mijn Aanbestedingskalender'.
Tevens kunnen zij de 'Datum verzending' en 'Datum aanbesteding' meenemen als criterium bij het opstellen van een zoekprofiel. Zie hiervoor tevens de Handleiding-MijnAanbestedingskalender-Extra.

Standaard worden alle op de Aanbestedingskalender gepubliceerde aankondigingen getoond Door in het oranje zoekgedeelte aan de linker kant van het scherm op het pijltje achter ABK-publicaties te klikken, verschijnt een pulldown-menu met daarin een overzicht van externe publicatiebronnen. Door een van deze te selecteren wordt uitsluitend op die betreffende publicatiebron gezocht.

Voor de gebruikers met een abonnement op MijnAanbestedingskalender Extra, geldt bovenstaande als wordt gezocht via de 'Startpagina' of als gebruik wordt gemaakt van de optie 'normaal zoeken' in 'Mijn Aanbestedingskalender'. 

Door in het oranje gedeelte aan de linker kant van het scherm te kiezen voor de optie 'Geselecteerde opdrachten' en een vinkje te plaatsen in het aanvinkvakje voor Werken, Leveringen of Diensten wordt alleen gezocht in aankondigingen die betrekking hebben op de geselecteerde categorie.

Voor de gebruikers met een abonnement op MijnAanbestedingskalender Extra, geldt bovenstaande als wordt gezocht via de 'Startpagina' of als gebruik wordt gemaakt van de optie 'normaal zoeken' in 'Mijn Aanbestedingskalender'.
Tevens kunnen zij het 'soort aankondiging' meenemen als criterium bij het opstellen van een zoekprofiel. Zie hiervoor tevens de Handleiding-MijnAanbestedingskalender-Extra.

De zoekfunctie van Aanbestedingskalender bevindt zich aan de linker kant van het scherm in het oranje vlak. Door een zoekterm in te typen en vervolgens op de knop zoeken te klikken kan een zoekactie worden uitgevoerd.
De zoekfunctie binnen Aanbestedingskalender werkt vrijwel hetzelfde als de zoekfunctie van Google.

Hieronder wordt aan de hand van voorbeelden een aantal zoektechnieken uitgelegd. Alle hieronder genoemde zoektechnieken kunnen naast en door elkaar worden gebruikt.

Hoofdletteronafhankelijk (case insensitive)

Voor de zoekfunctie van aanbestedingskalender maakt het niet uit of een zoekterm in kleine of in hoofdletters wordt ingevoerd. De zoekterm UWV geeft dezelfde resultaten als de zoekterm uwv (of Uwv, of uWv etc).

 

Zoeken op woorden of delen van woorden

Als men als zoekterm veen invoert zullen alle aankondigingen worden getoond waarin het woord veen voorkomt en alle aankondigingen die woorden bevatten die beginnen met de letters veen. Aankondigingen waarin de lettercombinatie veen voorkomt maar waarbij deze letters niet aan het begin van een woord staan, woren niet getoond.
Bij de zoekterm veen worden bijvoorbeeld wel de aankondigingen getoond waarin bijvoorbeeld de teksten staan 'veen om te verbranden', 'veenhuizen', 'veenbrand' maar niet "amstelveen" of "bovenveenendaal".

 

Zoeken op één of meer afzonderlijke woorden

Als er gezocht wordt op de termen gemeente leeuwarden zullen alle aankondigingen worden getoond waarin het woord gemeente en/of de naam leeuwarden voorkomt.  In de resultaten zullen derhalve ook de aankondigingen worden getoond van gemeente Oss, gemeente Vlissingen, vliegbasis Leeuwarden, hogeschool Leeuwarden etc.

 

Zoeken op een combinatie van woorden

Als men alleen de aankondigingen wil zien waarin de exacte combinatie gemeente leeuwarden voorkomt, dient met deze combinatie van woorden binnen dubbele aanhalingstekens te plaatsen: "gemeente leeuwarden". Nu worden alleen de aankondidingen getoond waarin deze exacte woordcombinatie voorkomt.

 

Uitsluiten van woorden

Als gezocht wordt op de "gemeente leeuwarden" (inclusief dubbele aanhalingstekens) kan het nog steeds voorkomen dat niet alleen de aankondigingen worden getoond van gemeente leeuwarden zelf maar ook aankondigingen van andere opdrachtgevers waarin deze combinatie voorkomt. Als in de resultaten bijvoorbeeld één of meer keren een aankondiging van het ministerie van defensie voorkomt en dit is niet gewenst,  kan de zoekopdracht worden aangepast als volgt "gemeente leeuwarden" -defensie. Nu zullen alle aankondigingen worden getoond met daarbinnen de combinatie gemeente leeuwarden met uitzondering van de aankondigingen waarin tevens het woord defensie voorkomt.

 

Zoeken naar aankondigingen waarin twee of meer woorden in willekeurige volgorgde voorkomen

Als men alle aankondigingen wil zien waarin twee woorden of namen voorkomen dient men een + voor deze namen of woorden te plaatsen. Als men bijvoorbeeld alle aankondigingen wil selecteren waarin zowel limburg als maas voorkomen dient de volgende zoekopdracht te worden ingevoerd: +limburg +maas. Indien het niet wenselijk is dat ook namen of woorden die beginnen met 'maas' worden getoond maar alleen de letters maas, dient de zoekopdracht als volgt te worden aangepast +limburg +"maas" (dus met dubbele quotes om maas heen).

U moet eerst ingelogd zijn in MijnAanbestedingskalender (dit kunt u doen links boven in het scherm van Aanbestedingskalender). Als u bent ingelogd, klik dan op het menu-item 'MijnAanbestedingskalender' (klik zonodig eerst op het menu-item MijnVoorkeuren), waarna u op het tabblad 'Abonnementen op MijnAanbestedingskalender' kunt klikken, waarna u in een scherm terecht komt waarin u abonnementen op MijnAanbestedingskalender kunt opzeggen.

Dit komt voor indien u een bepaalde (verouderde) versie van Internet Explorer gebruikt. In de Microsoft Knowledge Base wordt deze fout beschreven onder de nummers Q281119 en Q279667.
Microsoft heeft deze fout in de nieuwere versies van Internet Explorer verholpen.
Het (laten) installeren van de laatste versie van Internet Explorer verhelpt derhalve één en ander. De laatste versie van Internet Explorer kan kostenloos worden gedownload van de website van Microsoft.

Met een checksum programma kan de MD5 checksum van een naar de PC gedownload bestand worden bepaald. Indien deze checksum identiek is aan de MD-5 checksum die op aanbestedingskalender achter hetzelfde bestand staat, weet u zeker dat u het bestand onbeschadigd hebt gedownload. Een goed en gratis MD5 checksum programma (Windows) kan onder andere worden gedownload van http://www.kanasolution.com/download.php?i=42. Overleg met uw systeembeheerder over de installatie van dit of een ander MD5 checksum programma.

Ondanks het feit dat de huidige internetverbindingen zo goed als feilloos werken, kan het in een enkel geval voorkomen dat er tijdens het up- of downloaden een beschadiging van een bestand optreedt. Teneinde te kunnen controleren of er bij opslag of transport een fout is opgetreden kan een checksum worden toegevoegd. Achteraf wordt de checksum opnieuw berekend en vergeleken met de opgeslagen of meegestuurde versie. Als de twee niet overeenkomen is er een fout opgetreden.
Een MD5 checksum is een uniek getal dat wordt berekend aan de hand van de eigenschappen van een bestand. De kleinste verandering in een bestand zal resulteren in een compleet andere MD5 checksum. Met de MD5 checkssum kan derhalve worden gecontroleerd of de integriteit van het bestand niet is geschaad (een voorbeeld van een MD5 checksum: 99c489233efd5f748dd983eb82c31367). Met integriteit wordt simpel gezegd bedoeld: is het bestand dat op server staat, hetzelfde bestand als dat u hebt gedownload.
MD5 (Message Digest Algorithm 5) is een veelgebruikte hashfunctie met een 128-bit hashwaarde. MD5 is als internetstandaard (RFC 1321) gebruikt in vele veiligheidstoepassingen en wordt ook gebruikt om de integriteit van bestanden te controleren. MD5 is ontworpen door Ronald Rivest in 1991 om de eerdere hashfunctie MD4 te vervangen.